26.03.2013 11:26 Постановление № 37

                                                                                                          

 

АДМИНИСТРАЦИЯ КОЗИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

СМОЛЕНСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

 

 

от 26 марта 2013 г.   № 37

 

 

Об утверждении положений о

ведомственном архиве и экспертной

комиссии

 

 

В соответствии с правилами, установленными Федеральной архивной службой России с целью учета, обеспечения сохранности, подготовки и своевременной передачи документов на государственное хранение:

1. Назначить ответственных:

- за ведение архива  муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области Курганову Л.А. – главного специалиста Администрации Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области;

- за ведение делопроизводства муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области  Гурченкову Т.В. – специалиста 1 категории Администрации Козинского сельского поселения Смоленской области.

2.   Для   организации   проведения   работы   по   экспертизе ценности    документальных    материалов    и    их    отбору для дальнейшей   передачи   на  государственное  хранение   утвердить постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

     Макаренков Н.Д. – глава  Администрации    - председатель комиссии

     Курганова Л.А.– главный специалист Администрации - секретарь    комиссии

Члены комиссии:

        Гурченкова Т.В.       – специалист 1 категории  Администрации                              

        Комарова Е.В. – старший менеджер - главный бухгалтер Администрации                               

        Киборова Л.И. –специалист 1 категории  Администрации   

3. Утвердить Положения о ведомственном архиве муниципального образования Козинского сельского поселения (приложение № 1) и постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) (приложение № 2).

4.Признать утратившим силу  постановление от 17.11.2009  № 103   «Об утверждении постоянно действующей  экспертной комиссии (ЭК) муниципального образования Козинского сельского поселения».

 

Глава Администрации 

Козинского сельского поселения

Смоленского района Смоленской области                                 Н.Д. Макаренков

                                                                                                                             

                                                                                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                         Приложение № 1

                                                          к постановлению   Администрации

                                                       Козинского сельского поселения

 Смоленского района Смоленской области

                                                       

                                                                          от 26 марта 2013 г.   № 37

 

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ                                                                     муниципального образования Козинского сельского поселения                  Смоленского района Смоленской области

 

1. Общие положения

 

1.1. Документы муниципального образования   Козинского сельского поселения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области.

До передачи на хранение в архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области эти документы временно в пределах, установленных «Положением об Архивном фонде Смоленской области и архивах», хранятся в  Администрации муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

1.2. Администрация Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральной архивной службой России, обеспечивает своевременную передачу этих документов на хранение в архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Администрации Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Администрации Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. Администрация Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче в архивный отдел создает ведомственный архив муниципального образования. Администрация муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области  обеспечивает архив необходимым  оборудованием.

 

 

1.4. Ведение архива возложено на лицо, ответственное за архив.

1.5. В своей работе архив муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства  Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области, правилами и другими нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, методическими указаниями Департамента Смоленской области по культуре и туризму, архивного отдела
Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается  Администрацией Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области по согласованию с архивным отделом Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области.

1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет Глава Администрации Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области осуществляет архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области.

2. Состав документов архива:

 В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

 3. Задачи и функции архива:

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом   2  настоящего положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, ежегодный сбор описей образовавшихся дел и создание сводной описи дел постоянного хранения, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов муниципального образования Козинского сельского поселения  на архивное хранение в архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район» с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральной архивной службой России;

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве   муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

 

 

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет   следующие функции:

3.2.1. Передает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством  документы   муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой России в архив муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области;

3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии   муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области и ЭПК Департамента Смоленской области по культуре и туризму;

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5. Пополняет и редактирует историческую справку по   муниципальному образованию Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области;

3.2.6. Организует использование документов:

- информирует руководство и работников администрации муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7. Участвует в работе экспертной комиссии муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области;

3.2.8. Составляет номенклатуру дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области

3.2.9. Ежегодно в ноябре представляет в архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области  сведения о составе и объеме документов в форме Паспорта ведомственного архива;

 

4. Права архива.

 

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

 

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области;

 

 

5. Ответственность за ведение архива:

 

5.1. Должностное лицо, ответственное за ведение архива совместно с главой Администрации Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату, несанкционированное уничтожение, а также самовольное внесение изменений в архивные документы, либо в утвержденные описи дел постоянного хранения с законченным делопроизводством;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

 

 

 

 

СОГЛАСОВАНО:
начальник архивного отдела
Администрации муниципального
образования «Смоленский район»

Смоленской области                                                       Д.А. Петракова_______________
 

«      »                                  201_ г.

 

 

 

 

Приложение № 2  к постановлению               Администрации Козинского сельского

поселения Смоленского района

Смоленской области                                              

от _______________________   №_____ 

ПОЛОЖЕНИЕ                                                                                        о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) муниципального образования Козинского сельского поселения

Смоленского района Смоленской области

 

1. Общие положения.

 

1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности образующихся документов   муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области и подготовке их к передаче на государственное хранение создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

1.2. ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их Главой Администрации Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области, а в необходимых случаях и ЭПК Департамента Смоленской области по культуре и туризму.

1.3. ЭК назначается постановлением Администрации Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области из наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии в обязательном порядке включается лица, ответственные за делопроизводство и за архив.

Ответственный за архив является одновременно секретарем комиссии.

1.4. В своей работе ЭК руководствуется Основами законодательства об Архивном фонде РФ и архивах, постановлениями Правительства РФ, соответствующими нормативами документационного обеспечения управления, приказами, инструкциями и указаниями Государственной архивной службы России и Департамента Смоленской области по культуре и туризму, перечнем документов с указанием сроков их хранения, нормативно-методическими документами и настоящим положением.

1.5. Положение об экспертной комиссии (ЭК) утверждается   постановлением Администрации Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

 

2. Функции экспертной комиссии (ЭК).

 

2.1. Организует и проводит ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве муниципального образования Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

 

 

 

 

2.2. Рассматривает и выносит решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

- графиков по подготовке и передаче документов на государственное хранение;

- сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел временного (свыше 10 лет) хранения;

- описей дел по личному составу;

- актов о выделении к уничтожению, находящихся в ведомственном архиве документов, сроки хранения которых истекли.

2.3. Рассматривает и утверждает номенклатуру дел, проводит экспертизу их ценности и обработку документов для последующего хранения.

2.4. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

 

3. Права экспертной комиссии (ЭК).

 

ЭК предоставляется право:

3.1. В соответствии с установленными требованиями давать указания работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве и подготовке к передаче на архивное хранение.

3.2. Требовать от исполнителей розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на хранение в государственный архив и предоставления письменного объяснения в случае утраты.

3.3. Запрашивать от работников, отвечающих за ведение дел, сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

3.4. Заслушивать на своих заседаниях информации лица, ответственного за производство и архив о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и долговременного хранения.

3.6. Информировать руководство Администрации Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

 

4. Организация работы экспертной комиссии.

 

4.1. Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с архивным отделом муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области и получает от него необходимые организационно-методические указания.

4.2. ЭК работает по плану, утвержденному Главой Администрации Козинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области и отчитывается перед ним о своей работе.

4.3. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже одного раза в год.

 

 

 

4.4. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.

4.5. Обязательному утверждению ЭПК Департамента Смоленской области по культуре и туризму подлежат: решения ЭК об одобрении описей на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и номенклатурами дел.

4.6. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.

 

 

 

СОГЛАСОВАНО:
начальник архивного отдела
Администрации муниципального
образования «Смоленский район» 

Смоленской области                                     Д.А. Петракова ____________________
 

«      »                                  2013 г.